A falta de pacientes é um dos principais problemas em clínicas e consultórios médicos, influenciando muito na receita, diminuindo seus ganhos e fazendo com que você perca com tempo ocioso. Mas como reduzir faltas de pacientes?

É claro que imprevistos acontecem e ninguém está livre deles. Porém quem é médico sabe que reduzir a falta de pacientes é uma meta importante para qualquer clínica. Pacientes que marcam suas consultas e não comparecem no dia marcado estão entre os principais problemas da maioria das clínicas. Reduzir faltas e atrasos em consultas médicas constituem um desafio constante para os administradores hospitalares, clínicos e de consultórios hospitalares que desejam produtividade e sustentabilidade financeira do estabelecimento clínico.

Durante o período pandêmico, a abstenção se faz ainda mais presente. Isso porque em torno de 30% dos pacientes acabam, em média, faltando a consultas, exames e demais procedimentos agendados por ano, o que afeta todo o sistema de saúde, já que a ausência dos pacientes compromete o orçamento planejado, desorganiza a rotina e apresenta pontos ociosos que geram prejuízos clínicos e financeiros aos gestores. Se o paciente em questão avisa que não poderá comparecer com antecedência, é possível encaixar outro paciente em seu lugar, o que traz benefícios para todos os envolvidos.

Por isso, é fundamental adotar estratégias que minimizem esses problemas, aumentem a demanda e melhorem a qualidade das práticas assistenciais para que o estabelecimento se destaque entre seus
concorrentes. Confira algumas dicas que podem ajudar a resolver a falta de pacientes no consultório médico.

1. MANTENHA UMA BOA RELAÇÃO COM OS PACIENTES

Uma boa relação com os pacientes é influenciada pela empatia, pela confiança nos conhecimentos do médico e, principalmente, pelo respeito. Quando se respeita um indivíduo, é normal se solidarizar e
honrar os compromissos estabelecidos. Sendo assim, quando o médico estabelece uma relação de confiança, dificilmente o paciente cancelará um agendamento, pois considera esse encontro importante para seu prognóstico. Dessa forma, é fundamental estreitar os laços clínicos, manter um tratamento humanizado e ficar disponível sempre que necessário para demonstrar confiança e conhecimento ao paciente. Assim, as chances de um paciente indicar seu serviço para outras pessoas crescem de forma significante, o que pode influenciar no aumento de agendamentos, já que as pessoas sempre buscam a opinião de conhecidos nesses casos.

2. INSTITUA UMA POLÍTICA DE FIDELIDADE

Ao agendar uma consulta, o paciente espera alguns requisitos básicos por parte do médico: pontualidade, atendimento personalizado e instituição de condutas condizentes com o caso clínico em questão. A política de fidelidade preza pelo paciente pontual e que realiza todos os procedimentos solicitados pelo médico, no tempo correto e nas condições necessárias. Para esses indivíduos, a consulta poderá ser agendada em horário de maior conveniência, além de outras vantagens que eles possam usufruir.

3. ORGANIZE OS AGENDAMENTOS

Uma agenda ordenada conforme os horários de atendimento e os médicos responsáveis agiliza muito na identificação de lacunas, e, dependendo do nível de organização, é possível avaliar os horários mais disputados pelos pacientes. Se o agendamento for eletrônico, é possível fazer um levantamento dos pacientes que se ausentaram ou dos que se atrasaram demasiadamente. Esse controle também é obtido com o agendamento em papel, porém com menos eficiência e com maior demanda de tempo dos recepcionistas.

4. ATUALIZE CONSTANTEMENTE OS CADASTROS

Uma clínica médica precisa saber de informações a respeito das condições patológicas do paciente, do perfil socioeconômico, do nível de letramento em saúde e dos dados sobre as principais formas de contato. Sempre que o paciente comparecer ao consultório, é aconselhável certificar-se das principais formas de contato com ele, seja telefone fixo, celulares, e-mails ou contato por meio de outras pessoas. É interessante avaliar se o endereço para correspondência continua o mesmo, a fim de enviar mensagens de felicitações e de divulgação de serviços clínicos que forem surgindo.

5. CONFIRME AS CONSULTAS

Devido ao avanço da tecnologia, muitas empresas optam apenas pelos envios de lembretes nos celulares e notificações via e-mails, porém se esquecem de que muitos pacientes ainda preferem as ligações. Dessa forma, sendo conveniente fazer uma ligação telefônica com alguns dias de antecedência para os pacientes, é possível prever a taxa de comparecimento dos indivíduos. Além disso, esse lembrete pode resgatar o compromisso de uma consulta médica agendada há tempos. Para aqueles que já incorporaram os aplicativos de mensagens em sua vida cotidiana, é interessante enviar lembretes por essa ferramenta. Apenas tenha atenção para escolher o recurso mais adequado para os seus pacientes.

6. CONTATE OS PACIENTES ATRASADOS
Com os dados cadastrais sempre atualizados, será mais fácil para a recepção ligar quando alguém se atrasar, a fim de buscar compreender o motivo da situação e de saber se o paciente ainda comparecerá
à consulta. Lembre-se de questionar a justificativa para o atraso, procurando entender e separar os que sofreram com algum imprevisto daqueles que rotineiramente se atrasam ou se esquecem dos
horários agendados. Assim, será mais fácil conhecer melhor o perfil dessas pessoas e até oferecer horários que sejam mais adequados às suas rotinas.