Gerir as finanças de um negócio da área da saúde nos dias de hoje é como dirigir um carro com os vidros embaçados, ou seja, é muito difícil saber para quais direções se está indo.

Realizar a gestão financeira de um consultório médico ou qualquer empreendimento relacionado à área da saúde é um trabalho árduo que requer tempo. Pode parecer simples, mas, na prática, demanda muita atenção e organização. Esse assunto causa diversas dúvidas entre todos os profissionais da saúde, sem exceção. Isso ocorre, já que o planejamento financeiro busca habilidades administrativas, tópicos que não fazem parte da formação e da rotina dos médicos.

Uma regra é básica: não se pode gastar mais do que você possui. Em tempos de crise, por não ter um planejamento adequado, os médicos empreendedores acabam perdendo o controle dos gastos, tentando contornar os eventuais problemas. Assim, no final, quem adoece é a empresa.

O que é gestão financeira?
Não importa o tamanho do seu consultório, todos eles precisam possuir um planejamento financeiro. Nas clínicas médicas, esse controle acaba acontecendo de forma natural e básica.
Gerir as finanças carece de muitas coisas envolvidas. Um ponto muito importante que merece uma atenção especial é o fluxo de caixa, que precisa ser feito de uma forma diferenciada, inserindo todos os lançamentos de entrada e saída de recursos. Cabe analisar todos os contratos com operadoras de convênios de saúde, que são os principais responsáveis pela entrada de recurso nas clínicas de saúde.

Além, é claro, ser necessária a análise de entrada de recursos particulares. Nesse controle deve ter um espaço para as saídas de despesas operacionais rotineiras, como: insumos, medicamentos, tributos, contas fixas, taxas de máquinas de pagamento (em caso de pagamento com cartão de crédito e/ou débito), compra de equipamentos, salários de funcionários e novos investimentos visando a melhoria do atendimento. Por meio de uma gestão financeira eficiente, o empreendedor toma as principais decisões em relação a sua empresa, já que os dados mostram uma visão ampla da saúde financeira do consultório, encontrando problemas e eventuais crises, podendo solucioná-las rapidamente. A consequência de uma boa gestão financeira é a satisfação do paciente.

De qualquer forma, mesmo sabendo o básico, internamente o planejamento financeiro precisa ter algumas etapas que precisam ser adotadas. Para te ajudar nessa questão, trouxemos uma série de dicas para te ajudar a organizar as finanças de seu consultório.

Não misture despesas pessoais com os ganhos do consultório

Nesse contexto, a primeira regra que deve ser colocada em prática sobre as finanças de qualquer tipo de empresa é não misturar gastos pessoais com os custos dos empreendimentos. Por mais organizado que você seja, se o gerenciamento dessas contas não for feito separadamente, as chances que elas acabem se misturando e gerando transtornos são bem grandes. Corte o hábito de levar despesas de casa para o consultório ou vice-versa. Isso pode comprometer o planejamento e o orçamento previsto para sua clínica, e, dificultando a declaração do imposto de renda e a contabilidade do negócio, prejudicando, assim, o crescimento da empresa.

Busque um profissional da área

Quando estamos com algum problema de saúde, procuramos um médico para nos ajudar a administrar esse problema. O mesmo acontece com as finanças dos
consultórios médicos. Sabemos que a rotina de um profissional da saúde, especialmente a dos médicos, pode ser muito intensa e, por conta disso, esses profissionais preferem ficar distantes ou não possuem tempo para cuidar das questões burocráticas do consultório.

Nesse caso, é importante contratar um profissional de administração ou um contador. Com esse serviço feito por alguém especializado na área, acontece um controle maior do fluxo de caixa, dos ganhos e do estoque do consultório. Dando a você uma visão ampla e correta da saúde financeira do seu consultório.
Faça projeções de gastos e lucros do seu consultório Dedique um tempo para visualizar e analisar todos os dados do controle financeiro de seu consultório. Compare receitas, custos, despesas e períodos. Dessa forma, busque maneiras de otimizar os recursos. Projetar a saúde financeira do seu negócio permite a
tomada de decisões assertivas e fazem o empreendimento crescer de forma ampla, concreta e completa.

Traçar metas e planejar custos e lucros facilitará não só as suas finanças, mas também a organização da sua agenda, otimiza tempo, identifica quais são as suas
prioridades e te possibilita conhecer escopos que podem ser reduzidos para diminuir custos sem afetar a qualidade do serviço.
Gerir as finanças de um negócio da área da saúde nos dias de hoje é como dirigir um carro com os vidros embaçados, ou seja, é muito difícil saber para quais direções se está indo. Nessa projeção, é preciso incluir estimativas de gastos e lucros para os períodos subsequentes, considerando as possibilidades de crescimento do consultório e as reservas necessárias para momentos nos quais as despesas possam aumentar.

Tenha um fundo de reservas

Não importa o segmento ou o porte, qualquer negócio está sujeito a imprevistos. Em um consultório médico, esses imprevistos podem ser acarretados
devido à redução no número de pacientes ou em virtude de gastos inesperados. O fundo de reservas pode te ajudar a contornar essa situação até que o quadro se estabilize novamente. É importante separar um valor mensal e utilizá-lo em casos de extrema necessidade. Desse modo, situações como prazos com fornecedores, demissões, pagamento de 13º salário, férias, entre outras, não afetarão o caixa e o funcionamento do consultório médico.

Crie estratégias para evitar inadimplência

A inadimplência é um fantasma que pode assombrar qualquer negócio, principalmente os consultórios médicos. Por isso, é preciso pensar em formas de lidar com essas questões antes de acontecerem. Estabeleça políticas de análise de crédito: junto a um advogado, elabore contratos que protejam o consultório contra atos de má-fé, e também prefira formas de pagamento mais seguras, como cartões de crédito ao invés de cheque.
Tenha o controle da sua agenda: envie mensagens ou faça ligações próximo à data de vencimento do débito ao cliente, já os pagamentos podem não ser
efetuados por esquecimento ou falta de programação. Essa função pode ser realizada pelo recepcionista do seu consultório.

Invista em tecnologia

Possuir um fundo de reserva não só te permite a utilização em casos de necessidade, mas também com investimentos eventuais e pontuais para sua
empresa. É o caso da implementação de um sistema de gestão.

Com a utilização de software e ferramentas digitais, é possível automatizar processos evitando erros e retrabalhos e ainda obter de forma rápida relatórios
que fornecerão uma visão mais completa da situação financeira do consultório. Nos dias de hoje, existem programas que não só te auxiliam na gestão financeira, como também na gestão do trabalho diário, te permitindo usufruir de vantagens, como: agendamento on-line de consultas; plataformas que permitem a consulta remota para pacientes – a telemedicina; prontuários eletrônicos e o acompanhamento de métricas (número de atendimentos, retornos, cancelamentos, etc.) em tempo real.
Em 2020, com a pandemia do coronavírus, muitos mercados não tiveram investimentos e foram obrigados a se reinventar. Em contrapartida, alguns setores tiveram crescimentos, uma vez que, em uma crise sanitária, as empresas de saúde estão recebendo mais investimentos que nunca. Os consultórios médicos, por exemplo, com a quarentena tiveram que se adaptar e realizar atendimentos por telemedicina.

Os médicos se viram em uma posição em que tiveram que investir em softwares específicos para a área da saúde para atender suas necessidades para continuar
com os atendimentos. Esses programas devem seguir normas estabelecidas pelo Conselho Federal de Medicina (CFM), bem como normas internacionais da Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), órgãos que regulam o funcionamento de dispositivos eletrônicos para o ramo da saúde.
Segundo uma pesquisa da CB Insights, as empresas privadas de saúde alcançaram um novo recorde trimestral, na primeira metade de 2020, de US$21,8 bilhões de dólares em financiamento, ao todo, foram 1,539 investimentos de capital durante esse período, um crescimento de 18% em relação ao trimestre anterior.

Invista em marketing

A comunicação em redes sociais pode se tornar uma grande aliada para impulsionar seu negócio. Ter estratégias de marketing bem definidas pode se tornar o
principal meio de atração de novos pacientes, ajudando, também, a saúde financeira do seu consultório. Com a ajuda de um profissional de marketing e/ou social media é possível aumentar a visibilidade do consultório e do profissional. Entretanto, a estratégia de marketing deve ficar atenta ao Código de Ética Médica e ao Manual de Publicidade Médica, já que propagandas enganosas podem acarretar gastos não previstos na gestão financeira.
Contudo, acompanhar essas operações de perto e com um olhar mais consciente, diariamente, ajuda a não executar essas demandas de forma burocrática, e, sim, de modo estratégico, contribuindo positivamente para a saúde financeira do consultório e para sua carreira. Uma boa gestão financeira é tão importante quanto
cuidar da saúde de seus pacientes, afinal, ela é a base para o funcionamento saudável do seu consultório médico e da longevidade do seu negócio.